Documenti, moduli, formulari, interfacce, schede, anagrafiche… sono (o dovrebbero essere) tutti tipi di dati strutturati (vedi questa pagina di WikiPedia per la differenza tra dati strutturati, semistrutturati e non strutturati). Al di là dello strumento con cui vengono trattati (spesso email + excel), quando si affronta un progetto di trasformazione digitale è importantissimo inventariarli ed analizzare ciascuno di essi.

Per ciascun tipo di dato strutturato trattato dall’organizzazione da trasformare, l’analista registra ordinatamente varie informazioni che possono alimentare la meta-knowledge base:

• in quale ambito (processo o sotto-processo aziendale) si tratta tale tipo di dato strutturato;
• quale strumento si usa attualmente e quale si ipotizza di utilizzare a seguito della trasformazione digitale;
• come si articolano i principali casi d’uso del sistema informativo in cui compaiono dati con tale struttura;
• quali soggetti (persone, sistemi) creano, recuperano, aggiornano e cancellano dati strutturati di questo tipo;
• eventuali concetti del dominio di conoscenza specifico dell’organizzazione (es. la verifica semestrale per un manutentore di ascensori);
• l’elenco dei quadri o delle sezioni e di tutti i campi che costituiscono il dato strutturato.

Se si ricorre ad uno strumento come Connexio per raccogliere ordinatamente queste informazioni in una meta-knowledge base, si hanno vari vantaggi:

• l’organizzazione-cliente può partecipare attivamente;
• si mettono d’accordo da un lato i dirigenti che stabiliscono gli obiettivi del progetto di trasformazione digitale e che li verificano, dall’altro i tecnici programmatori e sistemisti che realizzano il progetto;
• si crea una guida per il personale, in coerenza col mansionario.

Durante questa attività ricognitiva, può emergere che due o più tipi di dati strutturati abbiano molto in comune. Si pensi alle schede anagrafiche di clienti, fornitori ed agenti. Questo è importante perché si riflette a livello architetturale ed attuativo:

• dal punto di vista architetturale, tali dati dovranno, in linea di massima, essere trattati dagli utenti mediante il medesimo software;
• fattorizzazione del data-base: si crea una tabella con i campi condivisi tra i vari tipi di dato strutturato considerati ed un’altra tabella con i campi specifici di ciascuno di tali tipi;
• a livello di codice di programmazione, riuso dei componenti di modellazione, controllo e presentazione dei dati.